Современный стек технологий сформирован в практике кадровиков крупных организаций, которые массово оказывают кадровые услуги и организуют соответствующие бизнес-процессы. Его дальнейшее развитие определялось современными требованиями и вызовами - сегодня все привыкли работать со смартфона, быстро находить информацию, работать удаленно.

Корпоративные порталы
Порталы были первым инструментом автоматизации, который HR-отделы внедрили в массовом порядке. Первые порталы получили широкое распространение, выступая в качестве единой точки доступа к корпоративным сервисам, а также обеспечивая быстрый поиск информации. Каталог сотрудников, шаблоны документов, инструкции - все это удобно собрано на портале.
 
Позже, с развитием интеграции с другими информационными системами, порталам была доверена роль средства автоматизации любых кадровых процессов - набора персонала, кадрового документооборота, обработки заявок, обучения и тестирования, сбора и оценки показателей эффективности сотрудников.
 
Порталы и сегодня остаются основным инструментом HR-сервисов. Персонал и сотрудники относятся к порталу как к единому окну, через которое удобно решать все кадровые вопросы.

Вот основные тенденции, определяющие развитие порталов сегодня:
 

• Отзывчивость и мобильные версии. Следуя требованиям времени, компании готовы предоставить доступ к порталу извне, в том числе с мобильных устройств. По нашим оценкам, 30% порталов уже имеют мобильную версию, а 40% планируют внедрить мобильную версию. При этом только у 10% наших клиентов есть существенные ограничения удаленного доступа к порталам со стороны служб безопасности. Все чаще продолжением портала становится мобильное приложение.
• Облачные технологии. Все меньше и меньше клиентов готовы разместить портал на своих серверах. Облачный хостинг становится нормой.
• Омниканальность. Портал - не единственная точка доступа к услугам и ресурсам компании. Принцип омниканальности заключается в том, что доступ к одному и тому же процессу возможен с помощью разных инструментов, а система распознает пользователя и продолжает работать с той же точки. Например, вы оставляете заявку на предоставление кадровых документов через мессенджер, добавляете в нее необходимые данные на портале и получаете результат на почту.
• Ориентация. На порталах появляется все больше и больше информации и услуг, поэтому для удобства и безопасности необходимо, чтобы каждый сотрудник видел на портале только предназначенную для него информацию и услуги и мог настроить портал под себя. В последнее время популярным инструментом являются личные кабинеты.
• Интеграция. Данные из различных источников должны быть доступны через портал, поэтому портал интегрируется с множеством информационных систем - от системы бухгалтерского учета до системы электронной очереди.

 Как видите, портал - это очень крупномасштабный инструмент, который можно глубоко настраивать под нужды конкретной организации. Готовые решения подходят пользователю только в 10% случаев, а 90% проектов связаны с настройкой портала под задачи заказчика.
 
Любая организация развивается, а значит, ее портал тоже требует развития. Только 20% компаний никогда не модернизировали портал - ведь это живой организм, который развивается вместе с организацией. Многие наши проекты связаны именно с модернизацией и миграцией порталов на новые версии.
 
Порталы широко используются, и каждый год мы выполняем десятки проектов, связанных с созданием и модернизацией порталов. Один из недавних проектов - создание личных кабинетов сотрудников отдела кадров.
 
У каждого сотрудника отдела кадров, в соответствии с должностью, свое техническое задание. В личном кабинете сотрудник видит список текущих задач с указанием их статуса. Сроки выполнения задач отслеживаются автоматически, поэтому кадровые службы соблюдают SLA своих услуг. Сюда также входят запросы, которые могут исходить как от сервисов на портале, так и из других источников, например, от чат-ботов. Также есть доступ к внешним системам, данные из которых могут понадобиться в работе.

Голосовые и текстовые чат-боты
Чат-бот - это программа, имитирующая поведение человека при общении с одним или несколькими собеседниками. В последнее время мы все чаще сталкиваемся с чат-ботами, и уже не всегда можем отличить их от человека. Виртуальный собеседник имитирует человека, пытается распознать запрос пользователя и дает ответы на естественном языке. И если раньше чат-боты служили в основном для общения с клиентами компаний, то теперь они все больше ориентированы на сотрудников.
 
Ботов можно встроить в любую чат-платформу, такую ​​как Skype или Teams, а также в существующие корпоративные инструменты, такие как порталы. Боты помогают сделать процесс получения информации еще проще, максимально ускоряя процессы, а также повышают лояльность сотрудников. Вот типичные сценарии использования чат-ботов в HR-практике.

• HR-бот: набор кандидатов на вакансию, собеседование, запрос отпуска сотрудникам, отгул, информация об остатке отпуска.
• Бот - офисный помощник: бронирование переговорных комнат, запросы на канцелярские товары, запрос пропуска для гостей, запросы на ремонт оборудования, совершение командировок.
• Сотрудник-бот-помощник: информация о задачах сотрудника, учет рабочего времени, адаптация к новому рабочему месту.

Такой бот практически самостоятельно формирует график встреч, ведет переговоры с кандидатами и избавляет от рутинных звонков на первом этапе собеседования HR-работникам.
 
Роботизация процессов (RPA)
Программный робот, имитирующий действия человека, выполняющего работу на компьютере, способен автоматически выполнять различные рутинные задачи одного типа с четко определенной логикой. Важно то, что робот работает в том же приложении, что и человек, просто заменяя его.
 
Одним из недавних примеров использования роботов в Softline является расчет стоимости продления лицензий по запросу. Робот принимает заявку из CRM-системы в браузере, открывает прайс-лист в Excel, вводит необходимые данные в таблицу, выгружает расчет в файл и прикрепляет его к CRM-приложению.
 
Работая круглосуточно, 365 дней в году, роботы на порядки превосходят людей по производительности, не допускают ошибок и высвобождают время людей для более творческих задач.
 
Роботы, созданные для облегчения работы сотрудника отдела кадров, расчета заработной платы и других выплат, перевода кадровых изменений в другие системы, управления рабочим временем, обработки трудовых документов, помощи новым сотрудникам в адаптации и многого другого.
 
Один из наших клиентов автоматизировал с нашей помощью оформление платежных ведомостей. Решение предназначено для сотрудников, у которых нет рабочего места с компьютером. Раньше такие сотрудники обращались в бухгалтерию за платежными ведомостями, но теперь все платежные ведомости автоматически генерируются роботом, загружаются в систему и хранятся до тех пор, пока не потребуются. Сотрудник может подойти к принтеру и распечатать свою бумагу, просто прикрепив свой бейдж к принтеру.
 
Как и другие пользователи, HR-отделы когда-то начали автоматизацию с помощью изолированных точечных решений - порталов, систем BPM, автономных баз данных. И, как и другие, HR-службы сегодня начинают интегрировать свои разрозненные системы друг с другом. Интеграционные возможности современных решений позволяют объединять различные сервисы, приложения и источники данных в единую экосистему, в которой удобно хранить и обмениваться данными, искать информацию и работать вместе.
 
Переход от отдельных технологий к объединенной системе, способной роботизировать рутинные операции, - настоящая цифровая трансформация в сфере управления персоналом.